Een channelmanager voor drie kamers: heeft u die echt nodig?
Een iCal-link geeft maar één ding door: welke nachten bezet zijn. Voor een klein huis is dat vaak genoeg. Hier ziet u waar het misgaat, en wanneer meer betalen loont.
Verzonnen voorbeeld, voor dit artikel. Dinsdag, 14.05 uur. Een chambre d’hôtes met drie kamers staat op Airbnb en Booking.com. Een stel boekt via Booking.com de kamer beneden voor zaterdag. Om 15.20 uur boekt iemand anders dezelfde kamer, voor dezelfde zaterdag, via Airbnb. Niemand heeft iets fout gedaan. Airbnb had de kalender van Booking.com alleen nog niet opnieuw gelezen.
Dat is geen storing, zo werkt een iCal-kalender nu eenmaal. Airbnb schrijft zelf dat een geïmporteerde kalender eens per drie uur automatisch wordt bijgewerkt. U kunt met de hand vernieuwen, maar slechts een beperkt aantal keer; daarna wacht u op de volgende automatische update.
Wat een iCal-link doorgeeft
Een iCal-link is een webadres dat u per advertentie van het platform krijgt. U plakt de link van het ene platform in het andere, en ze lezen elkaar af en toe uit. Wat ze lezen, past in één zin: deze nacht is bezet. Nachten die op Airbnb geboekt of geblokkeerd zijn, verschijnen aan de andere kant als geblokkeerd, en nachten die elders geboekt zijn, worden op Airbnb geblokkeerd.
Wat er níét meegaat, is net zo belangrijk. Geen prijzen: past u een tarief aan op Airbnb, dan moet u dat op Booking.com met de hand doen, schrijft softwaremaker Guesty in een gids. Volgens dezelfde gids vertelt een iCal-link het andere platform alleen dat een datum bezet is, zonder naam van de gast, telefoonnummer of boekingsprijs. Ook geen berichten: het andere platform ziet alleen bezette data. Airbnb waarschuwt bovendien dat nachten die u elders blokkeert, zoals voorbereidingstijd tussen twee verblijven, mogelijk niet doorkomen.
Het tijdvenster van drie uur
Terug naar dinsdag. Tussen de boeking op Booking.com en de volgende keer dat Airbnb kijkt, staat de kamer op Airbnb nog open. Dat is het risicovenster. Het duurt tot de volgende uitlezing, en het gaat alleen mis als iemand in die tijd dezelfde kamer voor dezelfde nacht boekt.
Gebeurt dat, dan moet er iemand annuleren. Doet u dat aan de kant van Airbnb, dan rekent Airbnb volgens de annuleringsvoorwaarden voor hosts minimaal 50 dollar: 25% van het boekingsbedrag tussen 30 dagen en 48 uur voor aankomst, 50% van het boekingsbedrag voor de nachten waarin de gast niet meer verblijft, bij 48 uur of minder. U krijgt voor die boeking geen uitbetaling, en uw Superhost-status kan verloren gaan. In ons voorbeeld is zaterdag vier dagen weg: dat is de 25%.
Voor een huis met drie kamers hangt het risico af van twee dingen die u beter kent dan wie ook: hoeveel platforms er gekoppeld zijn, en hoeveel gasten op het laatste moment boeken. Een boeking zes weken vooruit valt zelden precies in hetzelfde venster als een andere. Een julinacht die de avond ervoor wordt verkocht, veel vaker.
Wanneer een echte channelmanager loont
Een channelmanager werkt anders. Bij Airbnb geeft u die software toestemming om uw account te beheren, en daarna publiceert en beheert u uw advertenties rechtstreeks vanuit die software. De gids van Guesty, dat zulke software maakt, spreekt dan van realtime synchronisatie van prijzen, beschikbaarheid en gastgegevens. Dat kost geld. Beds24 noemt bijvoorbeeld een abonnement vanaf € 15,50 per maand, en rekent € 0,55 per maand voor elk kamertype dat aan een kanaal gekoppeld is.
Mijn vuistregel, geen wet: met twee platforms, boekingen die vooral ruim vooraf binnenkomen en prijzen die u zelden aanpast, volstaat een goed ingestelde iCal-link vaak. Vanaf drie platforms, of als een flink deel van uw nachten in de laatste dagen wordt verkocht, of als u elke week op elk platform uw prijzen bijstelt, is een channelmanager zijn abonnement meestal waard. Eén gedwongen annulering kan meer kosten dan meerdere maanden software.
Weegt u ook de commissie mee? Die reken ik door in het artikel over de commissie van Airbnb.
Blijft u bij iCal?
Drie gewoontes maken het venster kleiner, al sluiten ze het niet. Vernieuw na elke boeking met de hand de geïmporteerde kalender in Airbnb, binnen de grens die Airbnb stelt. Blokkeer voorbereidingsnachten zelf op elk platform, want iCal kan ze vergeten. En laat gasten op uw eigen website een aanvraag doen in plaats van meteen te boeken: u bevestigt, en daarna blokkeert u de data overal.
Ik moet er eerlijk bij zeggen dat ik zelf iets verkoop op dit gebied. Ik ben gestopt bij Google om PocheBnB te bouwen, alles-in-één-software voor chambres d’hôtes en gîtes, die uw kalenders via iCal-links bij elkaar brengt, en die ik met elke eigenaar instel tijdens een gesprek. Voor de kalenders is het geen channelmanager: het leest dezelfde iCal-links, met dezelfde grenzen en het tempo van elk platform. Tijdens het gesprek laten we u precies zien wat er voor uw huis is ingeschakeld.
Lees ook: de afwas en de huisregels op Airbnb.